Saviez-vous que l’archivage avait été inventé à l’antiquité ? Si les entreprises sont arrivées à l’ère de l’archivage numérique, il ne faut pas oublier que c’est grâce à cette pratique très ancienne. Elle remonte à l’époque où les civilisations ont décidé de tenir des registres pour inventorier les naissances, enregistrer les lois ou stocker des plans cadastraux.
Si l’archivage numérique implique une dématérialisation totale des documents, les premières archives permettaient de stocker des objets bien différents. L’Empire assyrien et de l’Empire babylonien archivaient leurs tablettes en argile, les Grecs leurs tablettes en bois et les Égyptiens leurs rouleaux de papyrus. En Europe, au Moyen-Age, le parchemin fît son apparition, ouvrant ainsi la voie aux archives papier. On est alors encore bien loin de l’archivage numérique que nous connaissons aujourd’hui.
Pourquoi a-t-on inventé l’archivage ?
Si ces archives permettaient de stocker tous ces documents, elles étaient aussi et surtout un moyen permettant de gérer une civilisation, un pays ou une ville. Sans les archives, point de textes de loi, point de titres de propriété, etc. Au fil des années, il fallu s’organiser et se structurer pour gérer cette énorme masse de documents et d’informations. La gestion des documents faisait son apparition.
Bien loin de nos logiciels GED actuels, cette organisation se matérialisait, par exemple, en Egypte, sous la forme d’archives centrales également appelées les demosia bibliotheke. Des centaines de fonctionnaires égyptiens y travaillaient afin de ranger les papyrus concernant les derniers recensement, les paiements de l’impôt ou les opérations foncières.
Avec ces quelques exemples historiques, il est aisé de comprendre le caractère essentiel de l’archivage. Il a permis à ces civilisations de se structurer et de se développer. Pour gouverner un pays ou diriger une société, la tenue d’archives est indispensable puisqu’elle génère de l’information ; information qui doit être gérée et organisée pour être exploitée et utile.
Archive et document : quelle différence ?
Quelle différence y-a-t-il entre une archive et un document ? La question est légitime et la réponse souvent vague. Pour bien comprendre, je vous propose de revenir à l’étymologie de chaque terme. Le mot “archives” a été inventé par les Grecs et désignait les documents officiels que l’on appelait les “archeion”. Siècle après siècle, la notion a évoluée et ce mot est aujourd’hui utilisé pour designer un bâtiment où l’on conserve des archives ou encore le service en charge de gérer ces archives. Le mot “document” vient quand à lui du latin “documentum” et désigne aussi bien un écrit, qu’une pièce justificative ou un fichier informatique.
On le voit, la frontière entre les deux mots est extrêmement fine. Même à l’Antiquité, à Babylone, en Egypte, en Grèce, ou à Rome, les archivistes ne faisaient pas de distinction entre les deux. Au fil des années, de nombreux mécanismes ont été inventés pour stocker les documents et gérer les archives. La période du Haut Moyen Age fût décisive. A cette époque, les ecclésiastiques et les rois comprirent l’importance de l’enregistrement des documents. Des écoles d’archivistique furent créées marquant ainsi un tournant dans la gestion des archives.
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